Durchführung einer groben Potentialanalyse für den Bereich „Nachbearbeitung Postrückläufer“

Eine Versicherungsgesellschaft hatte uns beauftragt, eine Beratung mit dem Ziel der Kostenreduzierung durch die Verbesserung bzw. Optimierung der Abläufe und Prozesse für die Nachbearbeitung der Postrückläufer durchzuführen. Hintergrund war, dass beim Kunden im Bereich Nachbearbeitung der Postrückläufer ein erheblicher Anteil von Postrückläufern zu aufwändig und mehrfach nachbearbeitet werden mussten.
Durch die mehrjährige Erfahrung in der Durchführung von Kostenreduzierungsprojekten konnten wir sowohl industriespezifisches Prozess Know-how als auch die praxiserprobte methodische Kompetenz mittels der Methodik „Cost Reduction Optimization Program“ (CROP) in die Zusammenarbeit mit dem Kunden einbringen.
Schwerpunktmäßig wurden Potentiale zur Reduktion von ineffizienten Prozessschritten in folgenden Bereichen analysiert:

►      Transport der Postrückläufer zwischen der Poststelle und dem Bereich Nachbearbeitung

►      Agenturanfragen

►      Reduktion der zeitlichen Komponenten im Geschäftsprozess

►      Harmonisierung mit den angrenzenden Geschäftsprozessen

Die Durchführung der CROP Methodik wurde von uns auf Basis einer Erfolgsbeteiligung angeboten, sodass der Kunde nur bei nachgewiesenen Kosteneinsparungen eine Erfolgsprämie an uns zu bezahlen hatte. Bei der Prozessanalyse wurden folgende Ergebnisse erzielt:

►      Aufzeigen von Verbesserungspotentialen

►      Prozessablauf

►      Kosten (Zeit, Ressourcen, Werte)

►      Darstellung von Lösungsansätzen in grober Form

►      Lokalisierung der Verbesserungspotentiale

►      Finanzielle Verbesserungspotentiale

►      Beschreibung des Lösungsansatzes

Kostensenkung Bereich Logistik

Ein international agierendes Chemieunternehmen beauftragte uns aufgrund seiner überdurchschnittlich hohen Kosten im Bereich der Logistik – speziell im Bereich Materials Handling – eine Beratung in Bezug auf die Prozessanalyse mit dem Ziel der Kostensenkung und Optimierung der logistischen Kette durchzuführen. Die Beratung erfolgte in Phasen, die im Folgenden beschrieben sind:

In der Phase I wurden die Basisdaten für eine Schwachstellenanalyse ermittelt. Mit der Ergebnispräsentation ist die Phase I abgeschlossen.

►      Es wurden die Haupt- und Nebenprozesse des Material- und Informationsflusses anhand von Interviews und der vorhandenen Dokumentation überprüft, analysiert und in Form von beschriebenen und grafischen Abläufen im Ist-Zustand grob dargestellt.

►      Es wurden die Geschäftsprozesse auf Abweichungen von gesetzlichen Vorgaben, konzerninternen Richtlinien sowie Schwachstellen überprüft.

►      Es wurden anhand eines logistischen Kennzahlen-Modells auf Basis der Informationen aus den Interviews und von Informationsabfragen aus dem SAP-System die eventuellen Schwachstellen einschließlich des resultierenden Handlungsbedarfes aufgezeigt.

►      Für die eventuelle Korrektur „fehlerhafter Prozesse“ und die Optimierung wurden Lösungsansätze aufgezeigt. Es wurde außerdem auf mangelnde Konformität mit gesetzlichen Grundlagen hingewiesen.

►      Bei dem dargestellten Optimierungsansatz wurden Hinweise auf Redundanzen, fehlende Prozesse und Schnittstellen sowie Kosteneinsparungspotentiale (z.B. Materialeinsparung, Zeitersparnis, Personaleinsatz) aufgezeigt.

►      Aufgrund der ermittelten Unternehmenskennzahlen wurde der Handlungsbedarf in den jeweiligen Bereichen und Geschäftsprozessen aufgezeigt.

Inhalt der Phase II war, nach erfolgreichem Abschluss der Phase I, die Verabschiedung der definierten Bemessungskennzahlen, deren Bewertungsregeln und der von dem Auftragnehmer vorgeschlagenen Teilprojekte. Das Re-Engineering der Ablauforganisation und der Geschäftsprozesse wurde in einzelnen Teilprojekten durchgeführt. Im Wesentlichen bestand die Phase II aus der Erarbeitung der Umsetzungsstrategie und der Konzepte der in Phase I aufgezeigten Potentiale, wobei für jedes definierte Teilprojekt in Abhängigkeit der zu verbessernden Bemessungskennzahl ein verbindlicher Projektplan erstellt wurde. Der Projektplan beinhaltete die durchzuführenden Aktivitäten, die dafür vorgesehenen Ressourcen und den geplanten Zeitraum. Die Phase II galt für jedes Teilprojekt im Einzelnen und beinhaltete:

►      Teilprojektstruktur

►      Projektplan (in MS-Projekt)

►      Zielgröße der Kosteneinsparung

►      Die Dokumentation des Soll-Prozesses und der damit verbundenen Arbeitsanweisungen.

Die Phase III umfasste im Wesentlichen die Umsetzung der einzelnen Teilprojekte und beinhaltete die Realisierung der in Phase II beschriebenen Aufgaben, die Dokumentation der Ergebnisse und die Abnahme der einzelnen Teilprojekte.

Werksverlagerung für einen Automobilzulieferer

Im Rahmen von Ergebnissen eines durch uns durchgeführten CROP-Projektes und den daraus sich ergebenden Unternehmenskennzahlen wurde im Konzern die Entscheidung gefällt, dass nur durch eine komplette Restrukturierung des Unternehmens und der Prozesse eine unternehmensstabilisierende Kostensenkung zu realisieren ist. Voraussetzung dafür war eine Verlagerung eines bereits seit über 100 Jahren bestehenden Werkes. Das Unternehmen beauftragte uns mit der Projektleitung der Werksverlagerung und der im Folgenden beschriebenen Tätigkeiten.

Organisatorische Tätigkeiten: Erstellung von Konzepten und Arbeitsanweisungen in Bezug auf

►      Konsignationslager Prozess,

►      Datenarchivierung in InfoStore,

►      Abwicklung Lieferprozess für einen Lieferanten für Normteile,

►      Prozess zur Ermittlung des Produktionsprogrammes für Montage und Vorfertigung während des Umzuges,

►      Prozess zur Umlagerung der Teile vom bestehenden Lager in das „neue“ Lager mit Aufteilung auf
Produktionslager, Marketplaces und Lager in Abhängigkeit mit dem Umzug der jeweiligen Fertigungsabteilung,

►      Umzugsprozess für IT und Verwaltung in Abhängigkeit mit den tangierenden Bereichen/Abteilungen,

►      Unterstützung der jeweiligen Bereiche (Verwaltung) bei den Vorbereitungen für den Umzug
(Aussortieren der Unterlagen, Kennzeichnung von IT-Equipment und Möbel, etc.).

DV – technische Tätigkeiten:

►      Beschreibung der Anpassungen der Anwendungen an die „neuen“ Abläufe und Prozesse, sowie Koordinierung und Überwachen der Umsetzung,

►      Unterstützung und Beratung der Projektleitung und Geschäftsführung bei der Auswahl von Anbietern von Netzwerken, Telefonanlagen, Soft- und Hardware,

►      Koordination und Überwachung des Abbaues des IT – Equipments, des Transportes und der Wiederinbetriebnahme.

Physischer Umzug:

►      Koordinierung und Überwachung des Umzuges in Bezug auf IT und Verwaltung.